Regulamin - Zasady i warunki umowy

Zgodnie z zaleceniami Stowarzyszenia Techników Rachunkowości (Association of Accounting Technicians), niniejszy dokument potwierdza podstawę prawną, na mocy której firma Right Accounts Ltd, zarejestrowana pod adresem 45 Firbank Grove, Leeds, LS15 0NY, numer firmy 10106312, świadczy usługi naszym klientom, unikając przy tym wszelkich nieporozumień w dziedzinie ponoszonej odpowiedzialności.

Ustawa przeciwko praniu brudnych pieniędzy

Wszyscy księgowi mają w obowiązku działać zgodnie z obowiązującym aktem o Działaniu Przeciwko Przestępczości z 2002 roku, aktem Przeciwko Terroryzmowi z 2000 roku oraz aktem Regulującym Przepływ Brudnych Pieniędzy z 2007 roku (zwanym też “Anti Money Laundering Legislation”). Powstały one w celu zwalczania terrorystów oraz innych przestępców poprzez odmowę dostępu do usług i wiedzy specjalistycznej. Jeśli nie będziemy działać zgodnie z powyższym, ryzykujemy karą więzienia.

Zanim więc przyjmiemy instrukcje, zastrzegamy sobie prawo otrzymania od naszego klienta ‘satysfakcjonującej ilości informacji’, potwierdzających tożsamość danej osoby. W pewnych okolicznościach może zaistnieć konieczność potwierdzenia przez osoby trzecie tożsamości, źródła funduszy, własności mienia, celu zlecenia instrukcji lub też jakiegokolwiek innego aspektu. Może również zaistnieć konieczność uzyskania wyżej wymienionych dowodów po przyjęciu instrukcji i rozpoczęciu prac nad danym zagadnieniem.

Zakładamy, że nasi klienci są uczciwi i przestrzegają prawa. Jeśli jednak w którymś momencie pojawią się podstawy do podejrzeń (nawet, jeśli nie mamy pewności o przestępstwie), że dane nam instrukcje odnoszą się do działalności przestępczej, jesteśmy zobowiązani do sporządzenia raportu do Narodowej Agencji Zwalczania Przestępczości (National Crime Agency NCA), przy jednoczesnym nakazie zachowania milczenia wobec klienta o podjęciu takich kroków.

W pozyższej sytuacji nie możemy podjąć działania według instrukcji klienta bez zgody NCA. Jeśli NCA nie wstrzyma nam zgody na działanie w danej sprawie w ciągu 7 dni roboczych, możemy kontyuować nasze przedsięwzięcie. Jeśli NCA wyda w tym czasie odmowę na działanie, nie możemy podejmować żadnych kroków w ciągu kolejnych 31 dni od daty odmowy.

‘Mienie przestępcze’ jest własnością w dowolnej formie prawnej: pieniądze, nieruchomości lub inne korzyści pochodzące z działalności przestępczej. Nie ma znaczenia, kto i w jaki sposób dopuścił się pozbawienia własności jej oryginalnego źródła. Nawet, jeśli nasi klienci są uczciwi w swoich działaniach, natomiast ich posiadłości pochodzą z przestępstwa osób trzecich, jesteśmy zmuszeni zaraportować sprawę do wyższych władz.

Działalność uważana jest za przestępczą, jeśli jest przestępstwem zgodnie z prawem brytyjskim, nieważne, jak trywialna. Np. unikanie płacenia podatków jest przestępstwem, natomiast szczerze popełniony błąd nie zalicza się do przestępstwa. Zakładamy, że wszelkie rozbieżności są błędami, o ile nie ma na to sprzecznych dowodów.

Pieniądze klientów

Możemy od czasu do czasu przetrzymywać pieniądze w imieniu klienta. Takie pieniądze przetrzymywane będą w zaufaniu na rachunku firmowym klienta i oddzielone od środków firmy.

Jeśli łączna suma przetrzymywanych tymczasowo pieniędzy klienta wyniesie ponad £2,000 w okresie ponad 2 miesięcy lub też występuje możliwość, że tego rodzaju suma będzie przetrzymywana przez ponad 2 miesiące, wtedy pieniądze te zostaną umieszczone na oprocentowanym koncie bankowym klienta. Wszelkie odsetki od tego typu sumy zostaną wypłacone klientowi. Odsetki zostaną wypłacone brutto z zastrzeżeniem wszelkich przepisów podatkowych.

Jeśli istnieją podstawy do podejrzeń (nawet, jeśli nie mamy pewności o przestępstwie), że przetrzymywane na koncie pieniądze pochodzą bezpośrednio lub pośrednio z działalności kryminalnej, mamy prawo do wstrzymania wypłaty tych pieniędzy, aż do czasu wydania zgody na wypłatę przez NCA.

Opłaty

Nasze opłaty naliczane są na podstawie czasu spędzonego na rozstrzyganiu danej sprawy, oraz stopnia odpowiedzialności i użycia wymaganych umiejętności przez partnerów oraz pracowników naszej firmy. O ile nie uzgodniono inaczej, nasze opłaty zostaną ustalone zanim podejmiemy się pracy nad danym zagadnieniem i będą stałe.

Opłata za zwrot podatku £45, opłata za wykazanie dochodu zerowego £65 (złożenie zeznania), £95 – w przypadku wypełnienia formularza online, jeśli natomiast w grę wchodzić będą jakiekolwiek dokumenty drukowane, opłaty zaczynają się od £120 i będą ustalone z góry.

Faktury płatne są w całości zaraz po ich przedstawieniu.

Jeśli klient życzy sobie płacić poprzez ustawione zlecenie przelewu, prosimy o kontakt z nami. Zlecenia stałe będą podlegały ewentualnym podwyżkom w latach kolejnych, wyjaśnionych w umowie z klientem. Po ocenie czasu pracy, ilości wykonywanych czynności oraz zaangażowania naszych pracowników w proces rachunkowości w firmie klienta, prosilibyśmy o uiszczanie opłat regularnie. Zaliczki pod żadnym pozorem nie podlegają zwrotowi.

Prowizje lub inne świadczenia

W niektórych okolicznościach wymagane będzie naliczenie prowizji lub innych świadczeń w sytuacji, gdy wymagana będzie pomoc innych specjalistów, których nasza firma zarekomenduje naszemu klientowi. W takich okolicznościach powiadomimy pisemnie o korzyściach, opłatach, warunkach umowy oraz wyślemy fakturę na usługę danego specjalisty.

Każda otrzymana prowizja zostanie wypłacona klientowi.

Własność zapisów

W przypadku niezastosowania się do wniesienia opłat za nasze usługi, możemy skorzystać ze szczególnego prawa zastawu na księgach i rejestrach będących w naszym posiadaniu i zatrzymać dokumenty do momentu orzymania pełnej płatności faktury za nasze usługi.

Niszczenie danych

Podczas, gdy niektóre dokumenty mogą legalnie należeć do naszego klienta, mamy prawo do zniszczenia korespondencji i innych dokumentów, które przechowywane są przez ponad 7 lat, poza dokumentami, które naszym zdaniem nadal mogą być istotne, chyba, że klient zażyczy sobie inaczej. Jeśli klient wymaga zachowanie wszystkich dokumentów, prosimy o poinformowanie nas o tym w formie pisemnej.

Zasady etyki

Zobowiązujemy się do przestrzegania zasad etyki wyznaczonych przez Stowarzyszenie Techników Rachunkowości (Association of Accounting Technicians). Przyjmiemy instruckje działania wyznaczone nam przez naszego klienta, które jednocześnie zgodne będą z zasadami etyki. Kopia tych zasad zostanie przedstawiona na życzenie klienta.

Obsługa klienta

Zobowiązujemy się do świadczenia wysokiej standardem obsługi klienta. Prosimy o poinformowanie nas w przypadku sugestii, które pomogą nam podnieść standard obsługi lub też w przypadku niezadowolenia z naszych usług. Postaramy się też jak najszybciej rozwiązywać problemy wpływające do nas w postaci skarg i zażaleń klienta, gdyż naszym celem jest budowanie zaufania. Jeśli klient nadal nie będzie usatysfakcjonowany, ma prawo do złożenia skargi do Stowarzyszenia Techników Rachunkowości (Association of Accounting Technicians).

Osoby trzecie

Wszystkie rachunki, oświadczenia oraz raporty przygotowane przez nas, przeznaczone są do wyłącznego użytku w ramach działalności klienta lub spełniania określionych zadań statutowych. Nie powinny zostać przedstawione osobom trzecim bez naszej zgody.

Żadna trzecia strona nie nabywa praw na mocy umowy świadczenia profesjonalnych usług między naszą firmą a klientem.

Ustawa o ochronie danych z 1998 roku

Mamy prawo do uzyskiwania, wykorzystywania, przetwarzania i ujawiania danych osobowych w oparciu o warunki niniejszej umowy oraz do celów z nią związanych, w tym aktualizacji i poprawy zapisów danych klientów, analizy w celach zarządzania i ustawowych zwrotów, zapobieganiu przestępczości oraz ustalaniu, czy informacje są zgodne z prawem i regulacjami. Klient ma prawo dostępu, na podstawie przepisów dotyczących ochrony danych, do danych osobowych przechowywanych w naszej firmie. Zapewniamy, że podczas przetwarzania danych będziemy stosować się do przepisów zawartych w ustawie o ochronie danych osobowych z 1998 roku.

Komunikacja przez internet

Komunikacja internetowa jest zdolna do uszkadzania danych, dlatego nie ponosimy odpowiedzialności za zmiany poczynione przez ten rodzaj komunikacji po wysłaniu danych. Nieodpowiednim wydaje się wyłączne opieranie się na informacjach przesłanych drogą mailową bez potwierdzenia ich w formie listów pisanych. Nie ponosimy odpowiedzialności za jakiekolwiek błędy lub problemy, które mogą pojawić się podczas wykorzystywania komunikacji internetowej. Klient ponosi wszelkie ryzyko związane z wysyłaniem informacji handlowych o jego firmie drogą internetową. Jeśli klient nie akceptuje podjęcia tego ryzyka, należy poinformować nas pisemnie, że forma e-mail nie jest właściwą formą komunikacji.

Odbiorca ponosi odpowiedzialność za sprawdzanie wszelkich odebranych załączników programem antywirusowym.

Obowiązujące prawo

Obecny document został stworzony zgodnie z obowiązującym prawem angielskim. Sąd Anglii będzie miał wyłączną jurysdykcję w stosunku do roszczeń, sporów lub rozbieżności dotyczących tego dokumentu i wszelkich spraw z niego wynikających. Każda ze stron nieodwołalnie zrzeka się prawa sprzeciwu wobec działań sądów.

Zastrzeżenie

Nie ponosimy odpowiedzialności za jakiekolwiek straty poniesione przez użytkownika lub osoby trzecie w wyniku nie przestrzegania naszego regulaminu nadmieniającego o Prawie Przeciwko Praniu Brudnych Pieniędzy oraz Prawie Wielkiej Brytanii.

PODATEK DOCHODOWY – OSOBY PRYWATNE ORAZ PRZEDSIĘBIORCY INDYWIDUALNI

Każdy ze współmałżonków jest prawnie odpowiedzialny za osobiste zeznanie podatkowe, które powinno być rozpatrzone niezależnie. Jednakże jeżeli oboje małżnkowie podpisali się pod regulaminem, mamy prawo do ujawniania drugiemu z partnerów danych o sprawach finansowych, które mogą być wymagane, aby rozważyć ich wspólną sytuację podatkową.

(a) Chętnie wcielimy się w rolę osobistych doradców finansowych w Wielkiej Brytanii ze skutkiem od dnia podpisania formularza online.

(b) Przygotujemy osobiste zeznanie podatkowe wraz z pomocnym klientowi harmonogramem płatniczym oraz sprawdzimy poprawność naliczonego przez HM Revenue and Customs (Urząd Podatkowy w Wielkiej Brytanii) podatku i składek na ubezpieczenie społeczne (National Insurance Contribution Klasy 4).

(c) Prześlemy formularz zeznania podatkowego, wyliczenia podatku oraz plany wspierające w dwóch egzemplarzach do zatwierdzenia i podpisu przez klienta. Przedstawimy go do HM Revenue dopiero po otrzymaniu zatwierdzonej i podpisanej kopii od klienta. W ten sposób jesteśmy upoważnieni do złożenia elektronicznego zeznania podatkowego.

(d) Doradzimy klientowi w sprawie podatków i składek na ubezpieczenie społeczne, oraz poinformujemy o datach, do kiedy należy zapłacić powyższe opłaty, włączając w to płatności z tytułów oraz płatności zbilansowane i zwrócimy się o ewentualny zwrot w przypadku nadpłaty podatku oraz składek na ubezpieczenie społeczne.

(e) Zajmiemy się wszelkimi poprawkami wymaganymi przez HM Revenue wymaganymi do należytego sporządzenia zeznania podatkowego oraz poprawimy każde zeznanie, jeśli wymagane będą tego typu zmiany.

(f) Doradzimy w przypadku ewentualnych roszczeń w sprawie dostarczonych informacji oraz, za zgodą klienta, będziemy ubiegać się o zwroty podatku z HM Revenue.

(g) Na prośbę klienta zajmiemy się wszelką korespondencją z HM Revenue. Aby uniknąć problemów prosimy o niezwłoczne przesyłanie nam formularzy oraz pism z HM Revenue zaraz po ich otrzymaniu. W szczególności prosimy upewnić się, z naszą pomocą, że płatności, które zostaną wysłane do HM Revenue, są naliczone poprawnie.

(h) HM Revenue & Customs posiada uprawnienia do nakładania kar i odsetek w przypadku opóźniania się ze złożeniem zeznania podatkowego. Takie opłaty naliczane są automatycznie, jeśli zeznanie zostanie złożone po dniu 31 stycznia po zakończeniu roku podatkowego lub jeśli płatności są dokonywane po wyznaczonych datach końcowych.

(i) Dlatego ważne jest, aby wszystkie dane niezbędne do przygotowania zeznania podatkowego były przesyłane do nas jak najszybciej po 5 kwietnia każdego roku. Jeśli informacje trafią do nas po 31 grudnia, nie ponosimy odpowiedzialności za jakiekolwiek kary lub dopłaty pobierane przez HM Revenue and Customs.

(j) HM Revenue & Customs kontroluje wiele deklaracji podatkowych każdego roku, a wiele z tych kontroli jest wynikiem losowego wyboru. Jeśli pomoc w odniesieniu do takiej kontroli wymagać będzie czegoś ponad odpowiedzi na proste pytania, będzie to dla nas dodatkową pracą i koniecznym stanie się nałożenie dodatkowych opłat. Klient otrzyma od nas pełne informacje na temat płatności przed podjęciem jakichkolwiek dodatkowych prac w odniesieiu do takiego audytu.

(k) Będziemy dostarczać nasze profesjonalne usługi przedstawione w niniejszym piśmie z należytą starannością i umiejętnościami. Jednakże nie będziemy odpowiedzialni za jakiekolwiek straty, kary, opłaty dodatkowe, odsetki lub zobowiązania podatkowe z powodu dostarczenia przez klienta lub osób trzecich niezgodnych z prawdą, niekompletnych, czy też nieprawidłowych informacji, albo też braku szybkiej reakcji na prośby kontaktu z nami lub osobami związanymi z biurem podatkowym.

(l) Klient zgadza się na zaangażowanie osób trzecich, które mogą być pomocne w udzieleniu informacji, uważanych przez nas za konieczne, aby rozwikłać dane zagadnienie.

(m) Mamy w obowiązku przedłożenie formularza 64-8 do HM Revenue & Customs, który zezwala HM Revenue & Customs na przesyłanie nam kopii oficjalnych zawiadomień. W praktyce HM Revenue & Customs będzie traktował to jako zgodę na korespondowanie z nami, zamiast korespondowania z klientem, z wyjątkiem szczególnych sytuacji, w których formalna korespondencja jest wymagana. Jednak zgoda ta nie jest stosowana wobec wszystkich pism wysyłanych przez HM Revenue & Custom. Dlatego należy zawsze wysyłać nam oryginały i kopie wszystkich dokumentów otrzymywanych z HM Revenue & Customs.